Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher für die Plattform

Jochen Rädiker
Am Langenbarg 22
26847 Detern
E-Mail: Schutz@trackentry.de

2. Verantwortlichkeit bei Veranstaltungen

Für die Durchführung einer Veranstaltung, die Prüfung von Nennungen, Starterlisten, Rennbüroabläufe und Ergebnisse entscheidet grundsätzlich die im Veranstaltungseintrag genannte Organisation über Zweck und Verwendung der Daten. TrackEntry verarbeitet diese veranstaltungsbezogenen Daten technisch für die jeweilige Organisation, soweit keine eigenen Plattformzwecke betroffen sind. Für jede veröffentlichte Veranstaltung wird ein eigener, versionierter Datenschutzhinweis mit den Kontaktdaten, Zwecken und der eingestellten Löschfrist bereitgestellt.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Nutzung werden Konto- und Kontaktdaten, Rollen und Organisationszuordnungen, Fahrer- und Sorgeberechtigtendaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Lizenz- und Verbandsdaten, Motorrad- und Fahrzeugeigentümerdaten, Nennungen, Zahlungen und Rennbürostatus, Dokumente, Mitteilungen, Protokoll- und Sicherheitsdaten verarbeitet. Notfallkontakte und Angaben Minderjähriger werden nur für die Nennung und Veranstaltungsdurchführung verwendet.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Kontodaten werden zur Registrierung, Anmeldung und Bereitstellung der Plattform auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO verarbeitet. Sicherheits-, Protokoll- und Missbrauchsdaten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeitet; das berechtigte Interesse besteht im sicheren, nachvollziehbaren und störungsfreien Betrieb von TrackEntry. Veranstaltungs- und Nennungsdaten verarbeitet der jeweilige Veranstalter insbesondere zur Vorbereitung und Durchführung des Teilnahme- beziehungsweise Nennungsverhältnisses sowie zur Erfüllung sportrechtlicher und gesetzlicher Pflichten. Einwilligungen werden nur für ausdrücklich freiwillige Verarbeitungen verwendet und können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5. Empfänger und Supportzugriffe

Zugriff erhalten nur Personen, deren Rolle ihn für die jeweilige Organisation oder Veranstaltung erfordert, etwa Organisations-Admins, Veranstalter, Rennsekretariat, Dokumenten- oder technische Abnahme. Ein Plattform-Admin kann ein zentrales Fahrerprofil nur für einen erforderlichen Support-, Datenschutz- oder Sicherheitsfall öffnen. Dafür muss ein Grund angegeben werden; der Zugriff ist zeitlich begrenzt, zunächst nur lesbar und wird protokolliert. Eine Bearbeitung benötigt eine gesonderte Freigabe und wird ebenfalls protokolliert. Daten können an zuständige Motorsportverbände, Regionalclubs oder Versicherungsstellen übermittelt werden, wenn dies für die konkrete Veranstaltung oder das offizielle Nennformular erforderlich ist. Hosting- und E-Mail-Dienstleister verarbeiten Daten im Rahmen ihrer technischen Leistungen.

6. Hosting, E-Mail und Drittlandübermittlung

TrackEntry wird bei STRATO gehostet. Der E-Mail-Versand erfolgt über den in TrackEntry eingerichteten Mailserver. Für Hosting und weitere Auftragsverarbeiter werden die erforderlichen Vereinbarungen abgeschlossen. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist für den Basisbetrieb nicht vorgesehen. Wird später ein Dienstleister mit Drittlandbezug eingesetzt, werden diese Hinweise vor dessen Einsatz ergänzt. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

7. Öffentliche Listen

Öffentliche Starterlisten und Ergebnisse enthalten nur die vom Veranstalter freigegebenen sportlichen Angaben. Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Lizenznummer, Notfallkontakte und Sorgeberechtigtendaten werden nicht öffentlich angezeigt. Veranstalter sollen die Anzeige auf Name, Startnummer, Klasse und gegebenenfalls Verein oder Team beschränken.

8. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Konto, Nennung, Veranstaltungsdurchführung, Nachweise, Sicherheit und gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Kurzlebige Bestätigungs-, Passwort- und Sicherheitscodes werden automatisch oder bei einer Bereinigung entfernt. Fehl- oder Testnennungen können durch berechtigte Veranstalter zunächst in einen nicht öffentlich sichtbaren Papierkorb verschoben, dort wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden. Für Veranstaltungs- und Abrechnungsdaten bestimmt die verantwortliche Organisation die erforderliche Frist. Lösch- und Berichtigungsanfragen können im Datenschutzcenter gestellt werden.

9. Sicherheit

TrackEntry verwendet verschlüsselte Verbindungen, rollenbezogene Zugriffe, sichere Passwortspeicherung, CSRF-Schutz, Sitzungsbegrenzungen, Sicherheitsprotokolle und für berechtigte Rollen einen zusätzlichen E-Mail-Sicherheitscode, sobald dieser aktiviert ist. Dokumente werden über berechtigungsgeprüfte Downloadwege bereitgestellt.

10. Rechte betroffener Personen und Beschwerderecht

Betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Anfragen können über das Datenschutzcenter oder an Schutz@trackentry.de gesendet werden. Beschwerden über die Plattform können insbesondere an den Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de, gerichtet werden. Für Veranstaltungsdaten kann daneben die für den jeweiligen Veranstalter zuständige Aufsichtsbehörde zuständig sein.

11. Erforderlichkeit der Angaben

Die als Pflichtfeld gekennzeichneten Kontoangaben werden für die Registrierung benötigt. Welche Fahrer-, Lizenz-, Fahrzeug- und Kontaktdaten für eine Nennung erforderlich sind, ergibt sich aus der jeweiligen Veranstaltung, der ausgewählten Klasse und dem verwendeten offiziellen Formular. Ohne die erforderlichen Angaben kann ein Konto, eine Nennung oder ein offizielles Formular gegebenenfalls nicht vollständig verarbeitet werden.

12. Automatisierte Entscheidungen

TrackEntry trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Alters-, Lizenz-, Hubraum- und Vollständigkeitsprüfungen erzeugen Hinweise; über Annahme, Rückfrage oder Ablehnung einer Nennung entscheidet der Veranstalter.

13. Cookies und Reichweitenmessung

TrackEntry verwendet nur technisch notwendige Sitzungscookies. Es sind keine Werbe-, Tracking- oder Analysecookies eingebaut.